Üzleti etikett és kultúra

A ma létező viselkedési normák nagyon hosszú idő alatt alakultak ki, és a modern világban mind a politikai, mind a kulturális kommunikációban fontosak. Miután összegyűjtötte ezeket a szabályokat, megjegyezhető, hogy annak érdekében, hogy tiszteletet tanúsítson a beszélgetőpartner iránt, bizonyos korlátozásokat kell előírnia magának.

Az "etikett" szó a francia nyelvből érkezett hozzánk, és fordításban "viselkedést" jelent. A modern etikett magában foglalja az udvariasság és a jó modor minden szabályát, amely minden kulturális közösségben elfogadott.

Az etikett több típusra oszlik, például:

• az uralkodók alatt kialakított szabályokat és viselkedési kultúrát udvari etikettnek nevezik;
• az üzleti megbeszélések vagy tárgyalások során alkalmazott tisztviselőkre vonatkozó szabályokat diplomáciai etikettnek nevezzük;
• a katonai szférában dolgozó emberek egyértelműen szabályozott viselkedési szabályait és normáit katonai etikettnek nevezik;
• állampolgári etikettnek nevezzük azokat a magatartásformákat, szabályokat, hagyományokat, amelyeket a polgároknak a beszélgetés során be kell tartaniuk.

Az üzleti szférával kapcsolatban álló emberek számára a siker fő titka az, hogy étkezés közben meg tudják oldani a dolgokat.

A hivatalos találkozókat több típusra osztják. Tartásuk idejére nappalira és estire osztják, ülőalkalmatosság nélkül is kivitelezhetők. A technikáknak számos típusa létezik, amelyek mindegyike sajátos jellemzőkkel és magatartási szabályokkal rendelkezik.

• "Pohár pezsgő" elnevezésű fogadásez a legegyszerűbb módja annak. A szakmai etika szerint átlagos időtartama 60 perc, a találkozó kezdete általában 12 óra körül van.
• "Pohár bor" nagyon hasonlít a fenti technikához, de ebben az esetben a találkozó sajátos jellegű - a komolyabb dolgokat szorosabb, bizalmas körben beszélik meg.
• A reggeli a hivatalos találkozó elterjedt típusa. Ez nem jelenti azt, hogy a fogadást reggelre kell ütemezni - a reggelit általában 12:30-13:00-ra hívják. Az étlapot a nemzeti preferenciák alapján választják ki. Az első fél órát kávéval vagy teával töltjük, majd körülbelül 60 percet – közvetlenül az étkezéssel.

• A fogadás időtartama "koktél" átlagosan 2 óra. Az időpont 17:00 és 18:00 óra között van A recepción a pincérek italokat és kis szendvicseket, általában szendvicseket szolgálnak fel. A meleg ételeket tartalmazó étkezés nem kizárt.
• Az ebéd különösen megtisztelő. Az ilyen fogadást szigorúan 20:00-20:30-kor szervezik. Az ebéd 2-3 óránál tovább tart, így 21:00-nál későbbre nem lehet beosztani.
• "A la fourchette" fogadás a „koktéllal” egy időben rendezik meg. Az „a la büfé” terített asztalokat jelent meleg ételekkel és különféle harapnivalókkal. A meghívottak kiválaszthatják kedvenc harapnivalóikat az asztalról, és távozhatnak, így a fogadás többi résztvevője is asztalhoz ülhet. A fontos vendégeknek szánt főasztalt úgy kell elhelyezni, hogy a meghívottak ne háttal álljanak neki. Az ilyen fogadásokon nem ülnek az emberek, az egész rendezvény kizárólag állva zajlik. Ha a fogadás oka országos rendezvény, vagy díszvendég tiszteletére adják meg, akkor célszerű filmvetítés vagy kiskoncert a végén.

Az alábbiakban bemutatjuk a férfiak és a nők alapvető szabályait, amelyet a hivatalos rendezvények során minden nyilvános helyen szigorúan be kell tartani.

• A legtisztességesebb hely a jobb oldalon van, ezért a férfinak át kell adnia egy nőnek, és magának kell balra mennie. Ez a szabály nem vonatkozik a katonai egyenruhás férfiakra, mivel ő zavarhatja társát, jobb kezével tisztelegve a köztisztviselők előtt. Ha egy férfi mellett két nő van, akkor közöttük kell sétálnia. Ha a szebbik nem egyike sokkal idősebb, menjen tőle balra.
• Az erkölcsi normák szerint, ha egy férfi meglátja a nőket, akkor a taxi megállítása után először ki kell nyitnia számukra az autó hátsó ajtaját, és magának kell beülnie az első ülésre. Ha a hölgy egyedül van, akkor a férfi üljön mellé a hátsó ülésre.
• Elsőként a szebbik nem lép be a szobába, utána egy férfi. Ha azonban nagy, nehéz ajtó van előtte, akkor először az erősebb nem képviselőjének kell belépnie. A lépcsőn felmászva a férfi 1-2 lépéssel lejjebb megy, mint a nő, lefelé pedig éppen ellenkezőleg, a hölgy pár lépéssel lemarad.
• A színház vagy a mozi bejáratánál a társnak kell elöl mennie, de közvetlenül a teremben a férfi az első.
• A találkozót az erősebb nem képviselője intézi, de megengedett egy nő általi időpont egyeztetés.

Ahhoz, hogy bármilyen mesterségben és bármely szervezetben sikeres legyen, mindenkinek türelemre, önszabályozásra, korrektségre és kitartásra van szüksége. Mindezek a tényezők hozzájárulnak az üzleti légkör megteremtéséhez a társadalomban, valamint a szerepek egyensúlyának biztosításához a munkacsoportban. Ez alapján minden főnöknek és minden beosztottnak meg kell tanulnia néhány szabályt, amelyek elősegítik a jó munkahelyi kapcsolatok kialakítását.

• A főnök hozzáállása minden beosztotthoz azonos legyen. Nem mutathatsz együttérzést az egyikkel és antipátiát a másikkal szemben. Az alkalmazottakkal pártatlanul kell bánni.
• A vezetőnek egyenletesen kell elosztania a felelősséget az összes alkalmazott között. A jogkörök is egyértelműen körülhatárolhatók legyenek, ne a vezető elvein és a beosztotthoz fűződő személyes kapcsolatán alapuljanak.
• A vezetőnek mindig figyelemmel kell kísérnie a megbízatásának végrehajtását, függetlenül attól, hogy mennyire bízik a beosztottjában. Tudni kell helyesen ötvözni a munka igazságos elosztását az állandó felügyelettel. Nem érdemes azonban egy alkalmazott „lelke fölött állni”, vagy állandóan emlékeztetni egy-egy feladatra.

• A főnök komoly hozzáállását az alkalmazottakhoz gyakran felhígítja a humor és a pozitív hozzáállás, de a viccekkel nagyon óvatosnak kell lenni. Az állandó viccek az irodában teljesen felszámolják a fegyelmet. Az idősebb generációval nem lehet viccelődni, felvehetik tiszteletlenségnek.
• Az alkalmazottakkal való megbeszélés során a vezetőnek előre tudnia kell, hogy miről fog beszélni. Mindig készen kell állnia arra, hogy módosítsa beszélgetési tervét a beosztott által közölt információk alapján.
• A vezető és a beosztott találkozóját olyan helyre kell beütemezni, ahol semmi sem vonja el figyelmüket a beszélgetés során.
• Az alkalmazottal folytatott párbeszéd során meg kell beszélnie az összes általa végzett munkát, nem pedig annak egy bizonyos részét.
• A menedzsernek az alkalmazottakat a következő három hónap terveire kell fordítania, valamint elemeznie kell az elmúlt három hónapot. Feltétlenül kommentálni kell az aktuális munkát, meg kell beszélni, hogy a munkavállaló melyik feladattal birkózott meg jól, és melyiken van szükség fejlesztésre.
• Mindenben megegyezésre van szükség – így a munkavállaló kötelességének érzi a rá kapott megbízás teljesítését.

A szabályok a következők:

• A tárgyaló félnek világos céllal kell rendelkeznie. Csak akkor érdemes tárgyalásokat kezdeni, ha mindkét fél tudja, hogy pontosan mit is szeretne látni a beszélgetés eredményeként. Ha nincs cél, akkor az ügyféllel vagy partnerekkel folytatott párbeszéd során nehéz lesz kitalálni, hogy mi az, ami mellett kell a végéig kitartani, és mit utasíthat el.
• A dokumentumok aláírása és az álláspontok egyeztetése előtt tanulmányozni kell a megállapodás feltételeit. Ezt a pontot sokan figyelmen kívül hagyják. Feltétlenül el kell olvasni a papírt, és elmélyedni az ott leírtakban. Ha néhány pontot nem értünk teljesen, először tisztázni kell azokat, és csak azután írjuk alá. Előzetesen meg kell ismerkednie az érthetetlen kifejezésekkel.
• A tárgyalások során a kétértelműség szigorúan tilos. A megállapodás bármely mozzanatát részletesen közzé kell tenni, hogy elkerüljük ugyanazon rendelkezések eltérő értelmezését.
• Rögzítsen és dokumentáljon mindent. Ha valamilyen megállapodásra jutott, annak rendelkezéseit le kell írni. Javasolt a végén teljesen saját szavaival megfogalmazni az ellenkező oldal nézőpontját, hogy az mindent megerősítsen, vagy félreértésre utalva megcáfolja az egyes pontokat.

• A barátokkal a legnehezebb tárgyalni. Ne feledje, hogy az üzleti életben a barátságnak másodlagosnak kell lennie. A szeretteivel folytatott tárgyalások során nagyon óvatosnak kell lenni, mert ilyen helyzetekben sok a félreértés, ami későbbi konfliktusokat okozhat. Ezenkívül ne sértse meg érdekeit, még akkor sem, ha egy barát áll előtted.
• Néha érdemes feladni.Helyes megvédeni az álláspontot, de néha engedned kell, mert a föld kerek, és a jövőben újra találkozhatsz a pároddal. Ezért a termelékenység fenntartása érdekében a legjobb, ha megfelelő termést adunk.
• Válaszolnod kell a szavakért. Ez a fő szempont a tárgyalás során. Az etikai normák azt mondják: mindkét félnek szigorúan be kell tartania a megkötött megállapodást, függetlenül attól, hogy aláírásokkal és pecséttel biztosította a megállapodást, vagy csak kézfogásra szorítkozott. Aki megszegi az ígéreteket, könnyen eltemetheti a hírnevét.

Az összeférhetetlenség azt jelenti, hogy a munkavállaló egy munkaköri megbízás teljesítését megnehezíti, mert az személyesen, közeli rokonainak vagy barátainak kárt okoz. Ilyen esetekben a munkavállaló köteles az összeférhetetlenséget jelenteni a vezetőnek, aki viszont köteles az ilyen feladat végrehajtását másra ruházni, nehogy a beosztottat válasszon a szakmai hírnév és a szellemi béke.

A konfliktus kezdeményezője az a személy, aki sérelmekkel vagy követelésekkel lép fel beszélgetőpartnerével szemben, kifejezve elégedetlenségét. Senkinek sem fog tetszeni, ha valamivel megvádolják, ezért visszavág. Ezért a konfliktus kezdeményezőjét tisztességesen, a viselkedési etikett törvényeinek megsértése nélkül kell kezelni.

• Ne vigye kritikus szintre a konfliktust azzal, hogy kifejti a másik boldogtalanságának okát. Az ütközést létrehozó személynek mindig be kell tartania ezt a szabályt. Tilos hibát találni és sértegetni. Emiatt a felek elfelejthetik a konfliktus lényegét, és belemerülhetnek a vádakba.
• A konfliktus szélén pozitívan kell megfogalmaznia követelését. Előterjesztése előtt ajánlatos mérlegelni a tárgyalások kimenetelére vonatkozó összes lehetséges lehetőséget.
• A tárgyalások során érzelmileg visszafogottnak kell lennie. A kommunikáció során figyelnie kell a hangszínét, hogy ne provokáljon konfliktust vagy súlyosbítsa azt.
• Konfliktus közben tilos a beszélgetőpartner személyes témáinak és önbecsülésének érintése. Az álláskövetelések nem csaphatnak át személyes sértésbe.

Amit tudnod kell:

• A kommunikáció során képesnek kell lennie hallgatni anélkül, hogy megszakítaná, és helyesen meg kell értenie a beszélgetőpartner által elmondottak jelentését.
• Képesnek kell lennie arra, hogy kompetensen kifejezze gondolatait csoportos kommunikációban vagy nyilvánosan.
• Minden embernek jó kapcsolatnak kell lennie, függetlenül attól, hogy vezetőről vagy beosztottról van szó.
• A kommunikáció során meg kell találnia a közös hangot ön és beszélgetőpartnere között.
• Az a személy, akinek a szókincse megfelelő szinten van, soha nem fárasztja el beszélgetőpartnerét.
• A szavakat nyugodtan és kellemesen kell kiejteni. A tárgyaló félnek jó dikcióval kell rendelkeznie akcentus nélkül.
• A beszédmód kulcsfontosságú. Szabaduljon meg a szlengtől, a káromkodásoktól és a parazita szavaktól, hogy jó benyomást keltsen beszélgetőpartnerében.

Tekintse meg a következő videót, ha még több információt szeretne megtudni az üzletemberek kultúrájáról.