Hogyan kell lefolytatni az üzleti tárgyalásokat?

A modern világban egyre nagyobb jelentőséget tulajdonítanak az üzleti tárgyalások helyes és korrekt lebonyolításának képességének. Ez a készség különösen fontos azok számára, akik saját vállalkozást építenek, cégvezetők, menedzserek és felsővezetők számára. Az üzleti tárgyalások azonban nem csak olyan magas szintű találkozókat jelentenek, ahol stratégiai döntések születnek az interakcióról és az üzletfejlesztésről. Technikailag ez a terület magában foglalja a vállalat képviselőinek munkaidő alatti és munkahelyi kérdésekkel kapcsolatos kommunikációját.

Az üzleti tárgyalások általában az üzleti kommunikáció egy speciális formáját jelentik, amelynek célja a közös kommunikáció, eszmecsere, javaslatcsere során a megegyezés. Ideális esetben a végső cél a kölcsönös vagy egyoldalú haszonszerzés. Sok oka lehet, de mindegyik négy fő típusra oszlik.

Tárgyalásokat lehet folytatni valamiről, bármilyen körülmények között, egy bizonyos cél elérése érdekében elkezdeni, vagy korlátozódni több aktuális kérdés megoldására. Magától értetődően, hogy minél globálisabb az ok, annál több költségre lesz szükség a sikeres megvalósításhoz.

Az üzleti tárgyalások típusainak több fő osztályozása létezik.

• A természeténél fogva a hivatalos - szigorú légkörben lezajlott és a protokoll szerint dokumentált, vagy informális, kötetlen, félig baráti légkörben lezajlott.
• Az érintettek köre szerint különbséget tenni a belső és a külső alfajok között. A belsők egy csapaton belül zajlanak, megvitathatók a szervezeti és interperszonális kérdések, a funkciók és a tervezés elhatárolása, valamint a vállalat általános fejlesztési stratégiái.A külső tárgyalásokat ügyfelekkel, ügyfelekkel vagy üzleti partnerekkel folytatják.
• Tárgyalás típusa a felek társadalmi helyzete határozza meg. A megközelítőleg azonos pozíciót betöltő partnerek és kollégák közötti tárgyalásokat egyenlőnek nevezzük. A főnök és a beosztott vagy különböző szintű emberek közötti kommunikáció egyenlőtlen.

A tárgyalás összetett és többlépcsős folyamat, amely sok tudást és költséget igényel. Az egyik legnehezebb szakasz, amely gyakran meghatározza a tárgyalások kimenetelét jóval a tárgyalások megkezdése előtt, a felkészülés. Ebben a szakaszban kell meghatároznia a céljait, és választania kell egy stratégiát, helyet és időt. Remek lehetőség az információgyűjtésre és -feldolgozásra, és egyben minden megtervezésére is.

A tárgyalások céljának világos és egyértelmű megfogalmazásával kell kezdenie. Ezenkívül jobb, ha a célt több egymást követő feladatra bontja, és meghatározza ezek elérésének stratégiáját, taktikáját és módszereit. Az elemzés során nemcsak az ellenfélről, a kitűzött célokról és azok elérésének módjairól ismert összes információt, hanem saját erőforrásait is figyelembe kell venni. Az érvelést átgondolva jobb, ha megpróbálja megjósolni a partner lehetséges reakcióját, gondolja át, hogyan tudja meggyőzni őt, milyen tényeket és garanciákat adjon.

Hacsak nem alkalmaznak olyan konfrontatív tárgyalási stílust, amely egy cél bármi áron való elérésére összpontosít, bölcs dolog lenne előre azonosítani a lehetséges kompromisszumok pontjait. A partnerségi tárgyalásokon általában fontos szerepet kapnak a kölcsönös engedmények, legalábbis jelentéktelen lépések egymás felé. Ennek azon a megértésén kell alapulnia, hogy a másik oldal is érdekelt a kölcsönös megegyezésben, ami azt jelenti, hogy a megegyezés kezdetben lehetséges.

A tárgyalások helyszínének megválasztása is fontos tényező. A belső kialakítás, a használt színek, a helyiség térfogata, sőt a találkozóhely távolsága is pszichológiai hatással van az emberre, amit a tapasztalt tárgyalópartnerek sikeresen alkalmaznak. Három lehetőség van: egy találkozó a saját területén, az ellenfél területén és egy semlegesen. Mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai, amelyekre összpontosítva változtathatja a viselkedési stílust és az eredmények elérésének módszereit.

• Ha a találkozóra a saját területén kerül sor, a tárgyaló vagy a csapat tudatalatti pszichológiai előnyt érzékel a megszokott biztonságos környezetben. Lehetőség van arra is, hogy saját magának szervezze meg a teret, kezdetben saját cselekvési sorrendjét kényszerítse az ellenfélre. A túlzott lazaság azonban negatív szerepet is játszhat, gyengíti a figyelmet és a koncentrációt.
• Idegen területa fentiek alapján ugyanúgy az ellenfél kezére játszik. Ezenkívül a helyszínhez és az ottani helyszínhez vezető út időt és erőfeszítést igényel. De másrészt ez a helyzet számos bónuszt ad. Készíthet például pszichológiai portrét ellenfeléről belső, non-verbális döntése alapján. Tisztábban, figyelemelterelés nélkül is a tárgyalásokra koncentrálhat, sőt, ha kell, az "elfelejtett" dokumentumokba kapaszkodhat és időt nyerhet.
• Találkozás semleges területen sok szakértő szerint a legjobb megoldás. A felek egyenlő helyzetben vannak, ami megfelel a méltányosság elvének alapvető követelményének.Ez a döntés oda vezet, hogy a partnerek kizárólag tárgyalási készségeikre hagyatkozhatnak.

Az üzleti tárgyalások során két fő megközelítés létezik: a konfrontatív és a partneri. A stratégia megválasztása közvetlenül befolyásolja a kommunikáció menetét, stílusát, meghatározza a felek viszonyát, és meghatározza minden kommunikáció szabályait. A fő megkülönböztető jellemző az egyoldalú vagy kölcsönös előnyök megszerzése.

A modern üzleti etikettben a partnerségi megközelítés a legnépszerűbb, bár az alternatív lehetőségnek sok támogatója van. A konfrontatív stílus ellenzői túlzottan agresszívnak és erkölcstelennek tartják módszereit, a támogatók viszont a kommunikáció igazi mestereiként pozícionálják magukat, és minden kompromisszumot és engedményt érzelmi gyengeségnek minősítenek, amely egy üzletember számára szükségtelen.

• Konfrontatív stílus A tárgyalások a „Győzelem bármi áron! ". A tárgyalások sikerének fő kritériuma saját követeléseik megkérdőjelezhetetlen és abszolút jóváhagyása, minden engedmény, eltérés a stratégia kudarcának minősül. A konfrontatív megközelítés azon a tényen alapul, hogy az emberi pszichológia bizonyos készségeivel és ismereteivel ráveheti az ellenséget bármilyen kedvező feltételekre.

• Affiliate megközelítés a konfrontáció ellensúlyaként jelent meg, és demokratikusnak és modernnek pozícionálja magát. Maga a partnerség fogalma, amely a kifejezésbe ágyazódik, magában foglalja a felek egyenlő jogait az ügyletből származó előnyökhöz. Az ilyen tárgyalások általában egy sor kölcsönös engedményen alapulnak annak érdekében, hogy végül kölcsönösen előnyös kompromisszum szülessen. Feltételezhető, hogy mindkét fél ugyanazt csinálja, és hasonló a céljuk a tárgyalásokon. Ezért a mester feladata az éles sarkok, ellentmondások elsimítása, minden fél érdekeinek közös nevezőre hozása és a mindenkit kielégítő arany középút megtalálása.

Tudniillik minden etikett az etika egyik alszaka, ezért nyilvánvaló, hogy az üzleti etikettnek az alapvető erkölcsi és etikai normákon kell alapulnia.

Az üzleti kommunikáció akut etikai problémája a személyes tisztesség és mindenki felelősségének kérdése, valamint általános szinten - a párbeszéd minden szakaszának őszinte és tisztességes áthaladása. A vitás kérdések racionalizálását segíti egy olyan üzleti protokoll, amely a bemutatkozástól, ismerkedéstől a telefonbeszélgetésig és az ajándékozásig minden magatartási és kommunikációs szabályt szabályoz.

Az üzleti etikett évek fennállása során a tárgyalások világos és rendezett struktúrája alakult ki. Kezdje hivatalos üdvözlettel. Elsőként a házigazda oldal képviselői köszönnek. Általában a házigazda az, akinek a területén a tárgyalások zajlanak, de ha semleges helyet választanak, akkor az a fél, aki kezdeményezte a találkozót. A résztvevők jegyzőkönyv szerinti elhelyezésével is foglalkozik.

Udvariatlanságnak tartják, hogy az ügy középpontjában kezdjenek egy találkozót.... A tárgyalás igazi művészete az, hogy fokozatosan továbblépünk a kérdésre, távol az általános informális kifejezésektől és témáktól. Ez a megközelítés segít megszerettetni a beszélgetőpartnereket, és kifejezni tiszteletét és érdeklődését irántuk.

Az a vágy, hogy nyomást gyakoroljanak a beszélgetőpartnerre, rákényszerítsék a szükséges döntés meghozatalára, a tárgyalópartnert sem festi meg. Az azonnali megoldást igénylő közvetlen kérdéseket kerülni kell. Hatékonyabb és etikusabb taktika, ha gondolkodási és elemzési időt hagyunk az ellenfélnek.

A partnerek megjelenése is fontos tényező. Eltérő megállapodás hiányában az öltözködési stílusnak hivatalosnak kell lennie – tompa színű öltöny és nyakkendő. Rossz formának számít, ha leveszi a kabátját vagy meglazítja a nyakkendő csomóját – legalábbis mielőtt a fogadó fél feje ezt javasolná.

A globalizáció, az internet és a gyors utazási módok korszakában egyre gyakoribbak az üzleti kapcsolatok más országokkal és népekkel. A tolerancia általános vágya és a közös, világméretű üzleti protokoll kialakítása ellenére tiszteletben kell tartani más népek nemzeti és kulturális hagyományait. Egyes viselkedési minták hasonlóak, de vannak jelentős különbségek is, amelyek néha megnehezítik a kommunikációt. Például egy európai számára nehéz megérteni a japán etikett bonyolultságát, és különösen a japán udvarias visszautasítást, ami úgy hangzik, mintha elkerülné a közvetlen választ.

Azonban, a tárgyalások művészete elvileg azon a képességen alapul, hogy megértsük és érezzük a pszichológia árnyalatait és a beszélgetőpartner állapotát... Minden beszélgetés egyedi, és a saját eredeti forgatókönyve szerint alakul. Nem elég egyszerűen kitűzni egy célt és elérni azt. A végén mindenképpen részletesen elemezze a történteket, megértse, mi működött és mi nem, milyen hibákat követtek el, és mi segített a kompromisszum elérésében.

A tapasztalt mestert nemcsak a protokollnak való megfelelés és a cél elérésének képessége különbözteti meg, hanem képes megkülönböztetni a tárgyalások típusait és azokkal összhangban cselekedni.

A végső, végső pont azonban nem az üzlet megállapodása és aláírása, hanem annak minőségi és időben történő lebonyolítása. A tárgyalások utolsó, utolsó szakaszát gyakran méltatlanul figyelmen kívül hagyják. Ne felejtsük el, hogy így alakul ki egy üzletember vagy egy cég üzleti hírneve, és ez ugyanaz a mérhetetlen, de jelentős érték, amely változatlanul kihat minden későbbi tárgyalásra, tranzakcióra.

A hírnév a kommunikáció folyamatában is kialakul, további pozitív és ellentétes hatást fejt ki, a beszélgetőpartner tiszteletlensége vagy a protokoll megsértése esetén.

A hatékony tárgyalásokhoz meg kell határozni a preferált stratégiát. A szakértők három fő stratégiát azonosítanak, amelyek bizonyos körülmények között megfelelőek. A választás saját helyzetük és képességeik, valamint a párbeszéd többi résztvevőjének helyes és objektív értékelésén múlik. Egy bizonyos tárgyalókészség birtokában azonban bármilyen stratégia az üzlet sikeres lezárásához vezethet.

Mindenekelőtt olyan paramétereket kell alapos elemzésnek alávetni, mint a beszélgetőpartnerek pszichológiai portréja, kultúrájuk szintje, valamint a köztük elfogadott kommunikációs és interakciós normák. Figyelembe kell vennie az értekezletek formátumát és a célok és célkitűzések terjedelmét is.

• Az első stratégia arról ismert, hogy agresszív és egyenes., nem ok nélkül „primitív” vagy „bazári” tárgyalások taktikájának is nevezik. A fő hatás ebben az esetben egy üzletember személyes karizmája, akit csak az érdekel, hogy bármi áron profitot szerezzen. Nem veszik figyelembe a további együttműködés kilátásait, a pozitív imázs megőrzését, a kölcsönös bizalmat és a tranzakcióban részt vevő felek kényelmét. Gyakran elég ügyetlen manipulációs módszereket alkalmaznak, amelyek az asszertivitáson, az aktív erőltetésen és gyakran a megtévesztésen alapulnak. Az ilyen egyszeri ügyletek példáit élénken írják le az első amerikai üzletemberek megalakulásának történetei az aranyláz idején.

• A második stratégia egy köztes kapcsolat a kaotikusan szabályozatlan és a civilizált piac között. Lényege a partnerekre nehezedő kemény és lágy nyomás módszerei közötti állandó egyensúlyozásban rejlik. A stratégia meglehetősen veszélyes, és főleg az erőforrásokért és az értékesítési piacokért folyó kemény versenyhelyzetekben alkalmazzák, amikor nincs idő és lehetőség hosszadalmas vitákra. Gyakorlatilag az egész illegális piac ilyen módszerekre épül, a nagy maffia- és szervezett bűnözési ügyektől a zsarolásig és zsarolásig.

• Civilizált piaci stratégia a legprogresszívebb és legkreatívabb. Módszerei hosszú távú, kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakítására irányulnak a partnerekkel. Az ilyen körülmények között zajló beszélgetés nem mindig jelenti a partnerek egyenlőségét, de szükségszerűen a felek érdekeinek lehető legnagyobb méltányos figyelembevételét jelenti.

A tárgyalási taktikának is változnia kell a választott stratégiától függően. A taktikák különböznek az alkalmazott módszerek és technológiák készletében, amelyek célja a folyamat minden szakaszának sikeres áthaladása. A leghíresebb taktikának a várakozást, a kemény offenzívát, a követelések rendszeres megismétlését, az álláspontok tisztázását, a részleges engedményeket és a közvetlen válasz kijátszását tartják.

Az alábbi videóból megtudhatja, mely kifejezések használata tilos üzleti tárgyalásokon.