Eisenhower Mátrix – Az idő helyes használata

Őrülten gyorsan fejlődő korunkban úgy tűnik, hogy az idő nem csak telik, hanem egy szuperszonikus repülőgép sebességével repül. Az események és napok ilyen, ügyek és tervek tömegével terhelt ciklusában sokszor a felét sem tudjuk megvalósítani a tervezettnek. És mindenhez időben akarok lenni. Részletesebben megvizsgáljuk, hogyan kell helyesen használni az időt az Eisenhower-mátrix használatával.

Csak az időnk van. Az, hogy jól vagy rosszul éljük életünket, közvetlenül attól függ, hogyan és mivel töltjük a ránk szánt időt. Azok pedig, akik arról álmodoznak, hogy sok mindent megtehetnek útjuk során, általában megtanulják hatékonyan beosztani az idejüket. Az időgazdálkodás (time management) nem más, mint tervezés. Ez segít abban, hogy ne aggódjunk azon keserű érzés miatt, hogy kevés az idő, nagyon hiányzik, és emiatt nincs idő semmire.

Egykoron a híres amerikai katonai és politikai vezető, Dwight David Eisenhower, aki egyben az Egyesült Államok elnöke is volt, komolyan foglalkozott a hatékony tervezés problémájának megoldásával. Erre a problémára pedig sikerült megoldást találnia, még a sajátjával is előállt időgazdálkodási rendszer.

Történt ugyanis, hogy az emberi agy könnyebben és jobban érzékeli a strukturált, vagyis egy bizonyos rendszerbe bevitt, polcokra bontott információt. Ugyanakkor jó lenne ezeket a polcokat vizualizálni, látványossá tenni, például valamilyen diagram vagy diagram segítségével.Az esetek elosztásának ez az elve az Eisenhower-mátrix alapja, amely a hatékony időgazdálkodás elméletének egyik vezető módszere.

Az ügyek és cselekvések tervének vizualizálása a mátrix segítségével nagyon egyszerű. Rajzolj egy négyzetet a papírra, ossza el két merőleges vonallal négy egyenlő margóra. Meg kell kapnia egy ablakot egy kereszt alakú ráccsal. Ezek a mezők 4 csoportra osztják az Ön ügyeit, amelyek mindegyike a fontosság / jelentéktelenség és a sürgősség / nem sürgősség jeleitől függ. Az egyenesek metszéspontjából képzett mezőket kvadránsoknak (matematikai fogalom) nevezzük, és a következőképpen jelöljük:

• A kvadráns (fontos és sürgős feladatok);
• B kvadráns (fontos, de nem sürgős feladatok);
• S kvadráns (nem fontos, de sürgős feladatok);
• D negyed (nem fontos és nem sürgős feladatok).

Az Eisenhower Mátrixnak vannak előnyei és hátrányai is. Írjuk le mindkettőt, és kezdjük az előnyökkel.

• A "mátrix" elnevezés ellenére, amely valami összetettet takar, a rendszer valójában nagyon könnyen érthető és minden nehézség nélkül alkalmazható.
• Az esetek, célok és célkitűzések mindössze 4 kategóriába vannak osztva, ez segíti a jobb eligazodást bennük.
• A feladatok sürgősségi és fontossági szempontok szerinti felosztása lehetővé teszi a nem sürgős és lényegtelen ügyek háttérbe szorítását, ezáltal a fontos és sürgős ügyek előtérbe helyezését. Így történik az esetek elemzése, szűrése. Akinek egyáltalán nem kell rá időt szánni, az kiesik.
• A fő előnye, hogy a mátrix lehetővé teszi az időráfordítás minél hatékonyabbá tételét, ami viszont lehetővé teszi, hogy minden időben elkészüljön.

Ennek a rendszernek vannak hátrányai is.

• A mátrix nem hatékony a hosszú távú tervezésben. Aktuális vagy a közeljövőre kalkulált ügyek intézésére alkalmas.
• Ha nincsenek napi célok, akkor nincs szükség ilyen rendszer alkalmazására.
• A mátrix hatékony használatához gyorsan és pontosan kell csoportokra osztani a célokat. Ehhez meg kell érteni, hogy melyikük kaphat „fontos” fokozatot, és mely célok nem túl fontosak, melyeket kell sürgősen teljesíteni, és melyek nem kötelezőek. Az ilyen képzés időt vesz igénybe, vagyis a mátrix nem kezd azonnal „működni” az Ön számára, de ez egy mínusz.
• És az előző bekezdés eredményeként előfordulhatnak hibák az esetek egy bizonyos állapothoz való hozzárendelésének pontosságában.

Tekintsük részletesebben a mátrix minden kvadránsát.

Ha mestere a tervezésnek, akkor az A kvadráns üres lesz. Ha vannak benne esetek, ez rossz szervezettséget jelez. Ön elismeri, hogy a rohanómunkák és a dugulások ügyében tanult. Ennek a képnek az oka általában a lustaság.

Vagy lehet, hogy rosszul rangsorol. Természetesen néha megengedhetők az ilyen helyzetek, de ha ezt szisztematikusan megfigyelik, akkor egyszerűen a személyes önfegyelemen kell dolgozni. Annak elkerülése érdekében, hogy a hóbort az A kvadránsban „letelepedjen”, időben meg kell birkózni a fennmaradó mezőkbe beírt feladatokkal.

De egy kis teendők listája az A kvadránsban még elkészíthető. Lehet:

• egészségügyi problémák;
• olyan tettek, amelyek elmulasztása problémákat idézhet elő, ronthatja az életminőséget, veszélyeztetheti a családi és munkahelyi jólétet;
• olyan esetek, amelyek kudarca jelentősen megnehezíti a fő célok eléréséhez vezető utat, vagy kudarchoz vezet;
• kilépés a különféle vészhelyzetekből és krízishelyzetekből.

Ha ennek ellenére sok pontja van ebben a kvadránsban, tegye meg minden erőfeszítését azok kiküszöbölésére. És ne felejtsük el, hogy a fontosak és sürgősek listájából egyes tételek teljesítése újracímezhető, átruházható valamelyik megbízható személyre, nem szükséges minden ügy teljes terhét csak magunkra hárítani.Ez a megközelítés segít gyorsabban megbirkózni az A kvadráns teltségével.

A megfigyelések azt mutatják, hogy azok a személyek válnak a legsikeresebbekké, gyorsabban másznak fel a karrierlétrán, akik anyagilag a legprosperálóbbak, nem szűkölködnek, és harmonikus, teljes életet élnek, akik előnyben részesítik a B kvadránsból történő problémamegoldást. A nem sürgős feladatok a legígéretesebbek és legfontosabbak kategóriájába tartoznak, és ha az ember ezekre fordítja a legnagyobb figyelmet, akkor minden jól megy neki.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a B csoportban a sürgősség hiánya időnként a tervezett pontok megvalósításának késleltetéséhez vezet, és az A csoportba vándorolnak, ahol már gyors reagálást igényelnek. Ha a fontos, de nem túl sürgős feladatokat fokozatosan és rendszeresen oldja meg, akkor ez a folyamat nyugodt és hatékony lesz. Felelősségteljesen kell megközelítenie ezt a fajta üzletet, és a sürgősség hiánya lehetővé teszi az ügy előrehaladásának teljes ellenőrzését, az összes részlet ideális megvalósítását, az összes lépés világos átgondolását, ezáltal végső soron produktív eredmény elérését.

Az Eisenhower Mátrix elsősorban arra tanít, hogy helyesen rangsoroljuk. Ez azt jelenti, hogy a tervezés során a legfontosabb, hogy meg tudjuk különböztetni azokat a fontos dolgokat, amelyek nagy célokhoz vezetnek a másodlagosaktól. A C csoportba sorolandó feladatok nem fontosak, lényegében elvonják a figyelmet az ügy fő céljairól, nem járulnak hozzá az előrelépéshez, hanem éppen ellenkezőleg, csak lassítják a fejlesztési folyamatot. Gyakran megzavarják a fontos célok elérésére való összpontosítást, és ezáltal csökkentik a múlt idő hatékonyságát.

Ne keverje össze a C mező sürgős ügyeit, amelyek nem fontosak, az A mező sürgős ügyeivel, amelyek csak rendkívül fontosak. Ez általában oda vezet, hogy az igazán fontos háttérben marad. Egy ilyen helyzet eleven példája lehetnek a kívülről rákényszerített találkozók, amelyekre nincs szükséged, vagy üres, hosszú beszélgetések, partikra és ünnepségekre járás, amelyekre olyan emberektől érkeznek meghívók, akik nem érdekelnek téged, háztartási munkák, háztartási gépek meghibásodása és hasonlók. Igen, ezt sürgősen meg kell tenni, de ezeknek a feladatoknak a megoldása nem létszükséglet, elmulasztásuk nem jár bajokkal.

Az ebből a csoportból származó osztályok nem adnak semmit, éppen ellenkezőleg, árthatnak. Meg kell próbálni későbbre halasztani, és jobb teljesen figyelmen kívül hagyni őket. De látásból kell ismerni az ellenséget - minden bizonnyal listát kell készítenie az ilyen "kártevőkről" a D mezőben, mert éppen ezek a tevékenységek "emésztik fel" az időnket. Ezek az esetek olyan csábítóak és vonzóak sok ember számára egyszerűségük miatt, és azt ígérik, hogy kikapcsolódást és élvezetet adnak, édes boldogságban töltik az időt.

Ezeknek az "eseteknek" az ilyen jellemzői hatalmas kísértést keltenek, hogy először foglalkozzanak velük, és hagyjuk, ahogy mondani szokás, az egész világ várni fog. Az ilyen álesetek örvényéből rendkívül nehéz lehet kikerülni, hiszen ezek nagyon magukra rántják az embert. De nem lehet feladni azokat a kísérleteket, amelyek célja, hogy megsemmisítsék a velük való foglalkozás szokását.

Ezek a tevékenységek magukban foglalják:

• beszélgetések a semmiről, üres, értelmetlen beszélgetések (telefonon és személyesen egyaránt);
• ugyanaz, mint az előző bekezdés beszélgetései, levelezés azonnali üzenetküldőben, közösségi hálózatok, mindenféle csevegés;
• szemantikai terhelést nem hordozó filmek, sorozatok, tévéműsorok nézése, elterelve a figyelmet a súlyos problémákról és a különféle negatív érzelmeket okozó esetekről;
• számítógépes és egyéb (nem oktatási) játékok.

A test és a lélek pihenésére kétségtelenül szükség van, de sok más hasznos módja is van ennek a gyakorlatnak:

• minőségi irodalom olvasása;
• kiállítások, színházak és múzeumok látogatása;
• intelligenciát fejlesztő játékok;
• órák a medencében, edzőteremben, kirándulások korcsolyapályákra, kirándulások a városon kívülre a természetbe, utazások stb.

Ha nem tudod teljesen kiirtani az életedből a D csoportba tartozó káros tevékenységeket, akkor próbáld meg legalább késleltetni, csak akkor figyelj rájuk, ha az A és B csoportba tartozó dolgok elkészültek. De próbáld csökkenteni az időt "üres" tevékenységekre költöttem, amennyit csak lehet...

Nagy a valószínűsége annak, hogy az esetet nem megfelelő csoportnak tulajdonítják. Ez a fő probléma prioritásaink hierarchiájának felépítésében. A könnyebb megbirkózás érdekében meg kell tanulnia, hogyan válaszoljon két kérdésre két szó használatával - "igen" vagy "nem". Például: "Az ügy befejezése segít közelebb kerülni fő célomhoz?" Az „igen” válasz az ügy fontosságát, a „nem” válasz a lényegtelenséget jelenti.

"Ha most nem oldom meg ezt a problémát, holnap elveszti jelentőségét?" Az „igen” válasz az ügy sürgősségét jelenti, a „nem” válasz nem a sürgősséget jelenti. Miután így meghatározta az egyes órák kategóriáját, először az A, majd a B csoportból végezzen dolgokat.

A mátrix létrehozásának legjobb ideje egy új nap kezdete. Gondolja át alaposan, milyen feladatok várnak rád a közeljövőben, és írd le azokat egy rendszeres lista formájában. Ezután mindegyiket tesztelje a fenti kérdések segítségével, és a válaszoknak megfelelően helyezze a dobozokba. Ne felejtsük el megemlíteni a legkisebb és legjelentéktelenebb dolgokat, amelyek csak az időnket vesztegetik.

A feladatok teljes számát Ön határozza meg. Miután az eseteket megfelelő kategóriákba osztotta, írhat egy jegyzetfüzetbe, vagy létrehozhat egy szokásos kényelmes listát a sürgősség és fontosság csökkenő sorrendjében, így a listán az első az A csoportból, a második a B, a harmadik az esetek C-ből és D-ből egyáltalán nem kell leírni. Ne feledje, hogy az A és C csoportból származó feladatokat családtagokra, barátokra, kollégákra vagy beosztottakra kell delegálni. De a B csoport – ezek azok a dolgok, amelyeket fontos egyedül megtenni.

Akinek szüksége van rá, használhatja az Eisenhower Mátrixot. Ez azért jó, mert életkortól és társadalmi helyzettől függetlenül mindenkinek egyformán hasznos lesz: szervezetek és vállalkozások vezetőinek, hétköznapi munkásoknak és alkalmazottaknak, háziasszonyoknak, diákoknak és iskolákban tanuló gyerekeknek.

Nézzünk egy példát arra, hogyan nézhetnek ki az Eisenhower napi rekordok.

Sürgős és fontos ügyek csoportja:

• vigye el az autót a szervizbe javításra, mert szükségem van rá a munkához;
• negyedéves jelentést nyújt be;
• bankkártyával kezelje a problémát.

Nem sürgős, de fontos ügyek csoportja:

• dolgozzon ki egy új témát és vázolja fel az új projekt fő irányait;
• leszokni a dohányzásról;
• Tanulj angolul;
• vásároljon edzőtermi tagságot.

Sürgős, de nem fontos ügyek csoportja:

• menjen San Sanych évfordulójára a jogi osztályról;
• gratulálok mindenkinek a közösségi hálózatokon a tavasz első napján.

A nem sürgős és nem fontos esetek egy csoportja:

• takarítsa ki a szekrényt;
• szétszerelni a dolgokat a magasföldszinten;
• nézze meg a sorozatot;
• játszani a papagájjal.

Az Eisenhower Matrix egy tisztítórendszerhez hasonlítható, egy szűrőhöz, amely megszabadul a felesleges dolgoktól. Eleinte előfordulhat, hogy naponta kell összeállítania, de a tapasztalatok felhalmozásával az intuíció szintjén kezdi érezni, hogy melyik vállalkozás melyik kategóriába tartozik. És amint egy ilyen időgazdálkodási rendszert elsajátítanak, és megtanulják hatékonyan használni, valamint az eseteket helyesen negyedekre osztani, azonnal érezni fogja a szabadság hullámát.Kezdődik majd az ideje, hogy mindent időben megtegyen, ugyanakkor ne rohanjon, élete visszaáll a normális kerékvágásba, az elérhetetlennek tűnő célok hirtelen megvalósulnak. És garantált lesz a kiváló állapot és a jó hangulat, az energia és az élénkség.

A fegyelem a siker alapja. Bizonyára odafigyeltél azokra az emberekre, akik nem rendelkeznek ilyen tulajdonságokkal, a végtelen "ügyek" végtelen forgatagában vannak, folyton valami üres, értelmetlen, de állításaik szerint hihetetlenül fontos dolgot csinálnak. És ezeknek az embereknek a látványa állandóan fáradt, megviselt, elveszett, boldogtalan. Mindig bosszúsak, nyűgösek és nyugtalanok.

Ha nem akarsz ilyen lenni, és nem csak szimpátiát és szánalmat akarsz kiváltani az emberekben, akkor az ellenkező elve alapján kell cselekedned. Ha minden értük történik, és ellentétes eredményeket akarsz, akkor ellenkező módon kell cselekedned. Nevezetesen: rendet tenni a fegyelemben, elsajátítani az önszerveződési technikákat, betartani a világos terveket, ütemterveket és rezsimet, világosan megérteni, hogy mikor és mit kell tenni, és ami a legfontosabb, hogy mindez mire való, mi a cél. És az Eisenhower mátrix kiváló asszisztens lesz ezekben a kérdésekben.

Hiszen alapítója, akinek a nevét viseli, nem hiába tudott ilyen szédületes karriert építeni, és az amerikai nép egyik leghíresebb és legkedveltebb elnökévé, valamint nagyon sikeres katonai vezetőjévé vált. És mindezt annak ellenére, hogy ez a nagyszerű ember szegény családba született. Nyugodtan vehetsz példát az ilyen emberekről, és használhatod az általuk kitalált eszközöket.