Ki a titkárhelyettes és mivel foglalkozik?

Sok nő számára régóta a titkári pozíció volt a legvágyottabb. Korábban általában gyakorlatilag semmit nem követeltek egy ilyen alkalmazotttól, kivéve a vonzó megjelenést. Most azonban minden megváltozott, néha egy ilyen alkalmazott fontos része a csapatnak, és készen kell állnia számos funkció ellátására. Ennek eredményeként gyakran nagyon elfoglalt a munkája. Hogy melyek ezek a felelősségek, milyen követelményeknek kell megfelelni az állásajánlat megszerzéséhez, olvassa el ebben a cikkben.

A titkári szakma az ókori Róma idejére nyúlik vissza. A „titkárok” a császárok bizalmasai voltak – nagy politikai befolyással rendelkező férfiak. Ez a szakma az első világháború idején kapta új kezdetét, de már egészen más feladatok ellátását jelentette. Mostanáig a „titkár” eredeti jelentésének csak visszhangja maradt fenn olyan pozíciók formájában, mint a főtitkár és az államtitkár.

Napjainkban a titkár-asszisztensi szakma megköveteli az iratokkal kapcsolatos munkavégzést, az irodai munka megszervezését, az irodai eszközök kezelését és egyéb funkciókat. A kommunikációs készség és a figyelmesség fontos készségnek számít egy titkárhelyettes számára. A „referens” előtag azt jelenti, hogy a munkavállaló különféle munkaügyi kérdésekben kommunikál a főnökkel. Nyilvánvaló, hogy nagy a verseny az erre a pozícióra vágyók között, különösen a nagy cégeknél vagy cégeknél. A titkárnő képességeinek sajátosságai néha a cég tevékenységi területétől függhetnek.Egyszerűen fogalmazva, egy technológiai marketing cégnél a titkárnak ismernie kell az üzleti tárgyalások bonyolultságát. Ez azonban egyáltalán nem szükséges, minden cégnél minden egyedi.

A nagy toborzó cégek azzal érvelnek, hogy ez a pozíció a sofőr pozícióval és más hasonló munkákkal együtt sok túlórával jár. Az ilyen pozíciókat betöltő emberek kénytelenek alkalmazkodni feletteseik időbeosztásához, és készen állnak a napi 24 órában dolgozni. Napjainkban egyre nagyobb népszerűségnek örvendenek a „virtuális titkárok”, amelyek a közönséges titkári feladatok nagy részét azon cégeknél látják el, amelyeknek nincs lehetőségük irodát bérelni, vagy egyszerűen költségmegtakarítás miatt nem teszik meg. Külön meg kell jegyezni a titkár megjelenésének fontosságát. A titkárnőnek üzleti stílusban kell öltöznie, kerülnie kell a fényes, rikító és nem megfelelő sminket és frizurát.

Ez a dokumentum tartalmazza a munkavállaló tevékenységével kapcsolatos összes felelősséget. Ezenkívül a munkaköri leírás tartalmazza a munkavállaló jogait és a vele szemben támasztott követelmények leírását. Ez a dokumentum információkat tartalmaz arról, hogy kinek kell helyettesítenie a munkavállalót távolléte alatt. Érdemes megjegyezni azt is, hogy szükség esetén a munkaköri leírás átdolgozható, módosítható. Ez a következő esetekben fordulhat elő.

• A titkár-asszisztens feladatkörének megváltoztatása.
• Változások megjelenése a szervezet dokumentációjában.
• Változások megjelenése a szervezet struktúrájában.

Az alábbiakban felsoroljuk a titkárhelyettes fő feladatait.

• Gyakran az ebben a pozícióban lévő személy felelős az iroda irodaszerekkel való ellátásáért. Szükség esetén élelmiszert is kell rendelnie. A titkár közvetlen feladata a vízhűtő rendelése és a teltség ellenőrzése.
• A titkár-asszisztensnek fogadnia kell a menedzser hívásait, és „kiszűrni” kell azokat.
• Meg kell szerveznie a látogatók fogadásának eljárását is.
• Az ebben a beosztásban lévő személy közvetlenül a cég vezérigazgatójának tartozik. Így az elvégzett feladatok nagy része az ő kéréseihez, parancsaihoz kapcsolódik majd.
• A feladatkörök közé tartozik még a beérkezett és kiküldött levelezés átvétele, feladása, a vezérigazgató kérésére az esetlegesen szükséges dokumentumok elkészítése, az igazgató által aláírandó dokumentumok ellenőrzése.
• A titkár a szükséges információkat is átadja az igazgatótól a dolgozóknak és fordítva, szükség szerint az igazgatóhoz hívja a dolgozókat.
• Ez az alkalmazott gyakran érintkezik az adminisztrációs részleggel is. Időnként egyeztethet az osztály dolgozóival az irodaszerek és felszerelések biztosításáról. A fent leírt első ponttól eltérően ez a pont nem mindig szerepel a segédtitkár munkaköri leírásában.
• A titkárnak repülőjegyet és szállodai szobákat kell foglalnia arra az esetre, ha az igazgató vagy más alkalmazottak üzleti útra mennek.
• Egyes szervezetekben a titkárnak értesítenie kell a vezetőséget és/vagy más alkalmazottakat a közelgő ünnepekről, az alkalmazottak születésnapjáról és ünnepnapjairól. Néha ezt egy HR-szakértő végzi.
• A titkárnak minden nap fel kell készítenie az igazgatói irodát egy új nap kezdetére - fel kell kapcsolnia a lámpát, az irodai berendezéseket (nyomtató, számítógép stb.), elkészíteni a szükséges dokumentumokat.

A titkár-asszisztensnek felelősnek kell lennie a dokumentumok áramlásáért, és nem jogosult bizalmas információkat közölni. Az ilyen munkavállaló felelős a dokumentumok biztonságáért és azok időben történő benyújtásáért a hatóságokhoz. A titkár felel a munkaköri leírásban előírt kötelezettségeinek elmulasztásáért, azaz a munkaköri feladatainak elmulasztásáért, ideértve a késedelmet is. A munkavállalónak problémái lehetnek, ha hanyagul dolgozik a dokumentációval.

Felelősség terheli az „üzleti titok” kategóriába tartozó bizalmas információk nyilvánosságra hozatalát. A munkavállalónak tilos a készletet, különösen a rendelkezésére bocsátott vagy a céghez tartozó bútorokat megrongálni. A titkár felelős azért, hogy tapintatlan vagy durva bánásmódban részesüljön az alkalmazottakkal. Mivel szinte naponta kommunikál az összes többi alkalmazottal, a titkárnak konfliktusmentesnek és diplomatikusnak kell lennie.

Mindenekelőtt a titkár-asszisztensnek joga van különféle dokumentumokat kérni a különböző alkalmazottaktól, amelyekre a munkához szüksége van. A titkár a beérkezett telefonhívásokat azok fontosságától függően saját belátása szerint szétoszthatja. Ugyanez vonatkozik a látogatók recepción történő fogadásának eljárására is. Az alkalmazottaktól magyarázatot is követelhet, ha fegyelmi megsértés történt. A titkár-asszisztens a „bizalmas” minősítésű dokumentumokhoz is hozzáfér.

Csak a vezérigazgató rúghat ki vagy vehet fel ilyen alkalmazottat, nem pedig egy osztály vagy osztály vezetője, mint más esetekben. Ugyanez vonatkozik a megrovás kiszabására is. A titkár javaslatokat tehet a vezetésnek a dokumentumkezelés vagy a kezelési gyakorlat javítására. Egyes munkafolyamatokat is optimalizálhat. Mint minden más munkavállalónak, neki is joga van kényelmes munkakörülmények megteremtését követelni, sőt szóban is magyarázatot kérhet a munkafegyelmet megsértő alkalmazottaktól.

A titkár munkáját általában szorgalma és eredményessége alapján értékelik. Így az egyéb készségek másodlagosak. A munkavállalónak tudnia kell kommunikálni az emberekkel, tárgyalni, jól elhangzott beszéddel. Képesnek kell lennie különféle szervezési problémák megoldására, Microsoft irodai programok használatára - Excel, Power Point, Word és mások.

Nincsenek szigorú követelmények az oktatásra, valamint a kapott szakra vonatkozóan. Oktatásnak azonban kell lennie, bár középfokú szakirányú. A jogot végzetteket részesítik előnyben, mivel munkájuk nagy része iratkezeléssel kapcsolatos. Minimum 1 éves munkatapasztalat elvárás. A munkatapasztalat alternatívája lehet a titkárnőképző tanfolyamok elvégzése.

Külföldi cégeknél előfordulhat, hogy egy leendő munkavállalótól egy adott idegen nyelv ismerete szükséges. A titkár képes legyen helyesen kifejezni gondolatait, nyelvtani hibák nélkül írni és összeállítani dokumentumokat.

Nagy a kereslet erre a szakmára. Általában az ilyen tevékenységek a legalkalmasabbak az oktatási intézményekben nemrégiben végzett fiatal szakemberek számára. Ez a tevékenység remek lehetőség a vállalati munka felépítésének megismerésére. Úgy gondolják, hogy ebben a pozícióban egy leendő jó menedzser jó készségeit sajátíthatja el. Mivel a titkár-asszisztens sokrétű feladatkört lát el, a legkisebb cégek számára is fontos és szükséges munkatárs.