Üzleti kultúra

Az üzleti kommunikációs készségek elengedhetetlenek a sikeres karrierhez bármely területen: a vállalati kommunikáció sikere nagymértékben függ a mindennapi kommunikációs készségektől, de a szakmai szférának megvannak a maga sajátosságai. Az üzleti kultúra a kollégákkal, főnökökkel, beosztottakkal és partnerekkel való kapcsolattartás módjáról, valamint bizonyos szabályokról szól. Nagyon fontos a szituációtól, céloktól és célkitűzésektől függő kommunikáció felépítése, valamint a változó helyzetekhez való gyors alkalmazkodás.

A kommunikációs kultúra tágabb fogalom, mint a beszédaktusok összessége. Sok összetevőből áll. Az üzleti kommunikáció kultúrájában nagy jelentősége van a megjelenésnek: meg kell felelnie az Ön tevékenységi területének és egy adott helyzetnek.

Az ügyfelekkel való munkavégzéshez általában egyenruha, irodában öltöny jár, a kreatív szakmák emberei meghatározott módon öltözködnek, a vezetői pozíciót betöltőknek pedig ruhákkal és kiegészítőkkel kell hangsúlyozniuk státuszukat. Úgy tűnhet, hogy a megjelenés nem kapcsolódik közvetlenül az üzleti kommunikációhoz. Azonban az Ön által keltett első benyomás határozza meg a beszélgetőpartner hozzád való hozzáállását. Ha ez a benyomás negatív, akkor a párbeszéd során sok energiát kell költenie annak érdekében, hogy rehabilitálja magát.

A non-verbális nyelv ugyanolyan fontos a kommunikációban. Pszichológiai szempontból nagyon fontosak a testtartásod, a gesztusaid és a viselkedésed. Próbálja meg arckifejezését kellően diszkréten tartani. A gesztikulálás nagyon fontos, de mérsékeltnek és nem túl intenzívnek kell lennie.

Ha partnerpárbeszédre van kedve, a legjobb, ha nyitott pózt választ.Megpróbálhat észrevétlenül alkalmazkodni a beszélgetőpartner pózához. Annak elkerülése érdekében, hogy agressziót észleljenek, a szemkontaktusnak csak néhány másodpercig kell tartania. A tárgyalóasztalhoz ülve ne közvetlenül a beszélgetőpartnerrel szemben üljön, hanem egy kicsit oldalról.

Amit mondasz, az legalább annyira számít, mint ahogyan mondod. Nagyon fontos a megbízható információ birtoklása, a tényekkel való operálás és a vita tartalmi kompetens felépítése.

A szavak, az intonáció, a testtartás és a gesztusok kiválasztása egy adott helyzetben fontos, mert különböző esetekben más-más viselkedés lesz megfelelő. Az üzleti kommunikáció kultúrája a helyzettől és a kitűzött céloktól függően több típusra osztható:

• A mentor típus nevelést jelent... Ez a lehetőség jellemző a gyakornokok képzési folyamatára, oktatási és tudományos rendezvényekre, az egyéni munkapillanatok beosztottjainak való elmagyarázására, valamint a kollégákkal végzett csapatmunka során, ha Ön azon a területen jártas szakember. járatos. Nagyon gyakran az ilyen kommunikáció monológ formájában épül fel, azonban a modern üzleti kommunikációban a párbeszédet előnyösebbnek tekintik: még a tanulási folyamatban is próbálja meg bevonni a beszélgetőpartnereket a vitába, és hallgassa meg álláspontjukat.
• Motivációs típus Célja, hogy egy személyt érdekeljen egy projektben, meggyőzze egy adott munka célszerűségéről, segítse az alkalmazottakat abban, hogy higgyenek magukban, és magabiztosabbak legyenek bármilyen új vagy egyszerűen nehéz feladatban. A siker érdekében próbálja kerülni a gyakori kifejezéseket és kliséket. A legjobb dolog az, ha személyes példát mutatsz, elmeséled a saját történetedet, és saját szavaiddal elmagyarázod, mi vonzza pontosan egy adott projekthez.
• Konfrontatív típus a kommunikációs kultúra arra készteti a beszélgetőpartnert, hogy tiltakozzon ellened, hogy ne értsen egyet az álláspontoddal. Ez a típus számos technikát foglal magában, amelyeket összeférhetetlenség esetén alkalmaznak. Leggyakrabban a konfrontációs helyzet jellemző a tárgyalásokra, valamint a figyelem fokozására, amikor passzív, inert közönséggel dolgozunk.
• Információ típusa a legsemlegesebb - keretein belül egyszerűen átadhatja ezt vagy azt az információt a hallgatónak. Próbálja meg elkerülni, hogy az információtípust összekeverje másokkal. Ha a beszélgetőpartner tájékoztatása a cél, akkor nem kell megpróbálnia előadást tartani, megfertőzni a lelkesedésével vagy konfliktusba keverednie. Ebben az esetben szükséges, hogy az előadás érthető legyen - ehhez próbáljon alkalmazkodni a beszélgetőpartnerhez, és mindent megmagyarázzon olyan példákkal, amelyeket megért.

A szakmai tevékenységgel kapcsolatos legfontosabb kérdések többsége a személyes kommunikáció során dől el. A társaságkedvelő és nyitott emberek számára, akik tudják, hogyan kell helyesen bemutatni bármilyen információt (gesztusok, arckifejezések és intonáció révén), ez inkább plusz, mint mínusz. A személyes üzleti kommunikációban a megbeszélés tartalma nem játszik kulcsszerepet, a lényeg a kapcsolatfelvétel és az álláspont helyes megfogalmazása.

A személyes kommunikáció meglehetősen hosszú monológokból, vagy éppen ellenkezőleg, többé-kevésbé rövid mondatokból állhat. Mindkét esetben nagyon fontos, hogy ne csak úgy adjunk elő információt, mintha szinopszist írnánk, hanem egy konkrét beszélgetőtárshoz is közvetítsük, hozzá igazodva. Tárgyalás előtt írja le azokat a kulcsfontosságú pontokat, amelyeket meg szeretne vitatni, de soha ne memorizálja a beszédet - meg kell változtatni az elbeszélés jellegét, a sorrendet, a példákat (a hallgatók reakciójától függően).

Ugyanígy kell az intonációval és a gesztusokkal dolgozni. Ha elveszíti a másik személy figyelmét, tegye érzelmesebbé a beszédet. Ha nemkívánatos konfrontációt érzel a partnereddel, próbáld meg lemásolni a személy testtartását és gesztusait.Nagyon fontos, hogy ne légy túlzottan visszafogott, különben unalmas lesz az információk bemutatása, és bizonytalan ember benyomását kelti.

Egy személyes beszélgetés során sokszor spontán nehéz döntéseket kell meghoznia. Ha a tárgyalási folyamat nem olyan témákat hoz fel, amelyekre számított, nagyon fontos, hogy nyugodt maradjon. Próbálj meg nem túlreagálni a problémákat, mindig nyugodtan válaszolj. Ha nem tudja azonnal eldönteni, hogy melyik döntést hozza meg, nyugodt környezetben mindig szánhat egy kis időt a gondolkodásra, és mérlegelheti az előnyöket és a hátrányokat.

Sok problémát most telefonon oldanak meg. Általában ezek apróbb tisztázások bármilyen információs vagy szervezési kérdésben: például egy telefonhíváskor a kollégák gyakran adnak nevet és pontos számokat, egyeztetnek időpontot, adnak vagy fogadnak megbízásokat. Hosszú telefonbeszélgetésekre általában csak olyan esetekben kerül sor, amikor nincs lehetőség személyes találkozásra... Ugyanakkor a teljesebb kommunikáció érdekében egyre gyakrabban használnak videohívásokat, amelyeknek megvannak a sajátosságai.

A munka pillanatait befolyásoló sikeres telefonbeszélgetéshez a következő árnyalatokat kell figyelembe venni:

• Ha felhív valakit, fontos megkérdezni, hogy az illető jól érzi-e magát most. A munkaidőn kívüli telefonálás a legtöbb vállalatnál nem tartozik az etiketthez (hacsak nincs külön megállapodás).
• Ügyeljen arra, hogy interferenciát okozhat a kommunikáció – vagy a háttérzaj zavarhatja a beszélgetést. Amikor telefonon beszél, fontos, hogy a lehető legvilágosabban beszéljen, és ne túl gyorsan.
• Építse fel beszédét úgy, hogy az a lehető legspecifikusabb legyen, és pontosan úgy érzékelje, ahogyan azt szerette volna. A személyes kommunikáció folyamatában az arckifejezések és a gesztusok nagyon fontos szerepet játszanak - ez lehetővé teszi a beszélgetőpartner célzásainak, célzásainak és hátsó szándékainak jobb megértését. Amikor telefonon beszél, megfosztják ettől a lehetőségtől.
• Próbálja meg a lehető legrövidebben megbeszélni a szükséges kérdéseket telefonon. Nehéz tárgyalásokhoz vagy félreérthető megbeszélésekhez a telefonbeszélgetés ritkán alkalmas, ezért fontos, hogy csak a legfontosabbakat közöljük. A részleteket legjobb személyesen vagy videó segítségével megbeszélni.

A videohívásokat a modern vállalati kultúrában egyre gyakrabban használják. Először is segítik a kapcsolattartást a különböző országokból származó partnerekkel és a lehető leghatékonyabb tárgyalásokat. Másodszor, ma már sokan dolgoznak otthonról távolról, és a videohívások megkönnyítik a problémák megoldását.

Ha ilyen üzleti beszélgetésekkel néz szembe, fontos, hogy figyeljen a következőkre:

• A megjelenésed nagy változást fog hozni. Még ha otthon is tartózkodik, próbáljon üzletszerűen öltözködni.
• Keressen egy helyet a házban, ahol többé-kevésbé semleges a háttér. A háttérben konyha, működő tévé, vagy gyerekek játszanak, ez megzavarhatja az üzleti kérdések megoldását.
• Ma már sokan használnak fejhallgatót, de érdemes megjegyezni: ezek segítségével jobban hallhatod a beszélgetőpartnert, de nem garantálják, hogy a beszélgetőpartner jól hall, ha zajon keresztül beszélsz. Ha otthonról oldja meg a céges ügyeket, kérje meg családját, hogy maradjanak csendben, vagy üljenek le egy külön szobában.
• A kamera előtt különösen fontos a saját gesztusaink és arckifejezéseink kontrollálása. Gyakoriak a kommunikációs problémák, a képek lassan töltődnek be, és az esetleges szerencsétlen arckifejezések kiemelhetők.
• Ha komoly, feljegyzést vagy dokumentációt igénylő kérdéseket tárgyal a szeme előtt, mindezt előre (hívás előtt) készítse elő, és a szükséges anyagokat továbbítsa beszélgetőpartnerének.

A szervezetekben sok problémát most levelezés útján oldanak meg.Az ilyen üzleti kommunikáció egyik előnye a strukturált információ. Ha az élő kommunikáció során nem tud figyelni bizonyos pontokra, amelyek fontosak a beszélgetőpartner számára (vagy egyszerűen elfelejti a szükséges információkat), akkor az írásos formában minden árnyalatot figyelembe lehet venni.

Ha sokat kommunikálsz kollégáiddal, levelezőtársaiddal, nagyon fontos, hogy helyesen tudj írni. A szövegszerkesztők nem mindig javítják ki megfelelően a nyelvtani hibákat, ezért ne hagyatkozzon rájuk teljesen – ha nem tudja, hogyan kell helyesen írni egy szót, ellenőrizze magát egy szótárral. Óvatosan kell eljárni, amikor szöveges üzeneteket küld telefonról és táblagépről - az automatikus gépeléssel a szavait másokkal helyettesítheti, és üzenete egyszerűen értelmetlen.

Sokan egyszerűbb elfoglaltságnak tartják az üzleti levelezést, mint az élő tárgyalásokat – ugyanis mindig van idő gondolkodni egy-egy üzeneten, a valódi párbeszéd során pedig spontán válaszolni kell. A hátránya azonban, hogy nem kap spontán reakciót a beszélgetőpartnertől, és ez fontos pszichológiai szempont.

Az üzleti kommunikáció kultúrájával kapcsolatos további információkért lásd alább.